Nach dem Regierungsentwurf des Wachstumschancengesetzes sind Unternehmen und die öffentliche Verwaltung ab dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen zu nutzen. Zwar wird es eine Übergangsphase bis 2027 geben, doch es ergibt Sinn, schon jetzt die Basis zu schaffen, um die gesetzlichen Anforderungen erfüllen zu können. Denn mit der Umstellung auf E-Rechnungen lassen sich massive Einsparungen und Effizienzsteigerungen realisieren. Noch dazu ist eine elektronische Rechnungsstellung deutlich nachhaltiger. Wer seinen Beschaffungsprozess nachhaltig aufstellen möchte, muss konsequent digitalisieren – auch im Bereich Rechnungen.
Warum ist die E-Rechnung sinnvoll?
Die E-Rechnung macht Abrechnungsprozesse effizienter, transparenter und sicherer. Schätzungen gehen davon aus, dass E-Rechnungen Kosteneinsparungen von 60 bis 80 Prozent erzielen können und sich die Bearbeitungsdauer auf ein Drittel reduzieren lässt. Besonders bei Bestellungen mit sehr kleinem Volumen im indirekten Einkauf lässt sich so der Aufwand erheblich verringern. Durch die elektronische Rechnungsstellung und Übermittlung lassen sich Fehler vermeiden und die Prozesskosten damit weiter senken. Außerdem ist die Rechnungsabwicklung deutlich transpa- renter und nachvollziehbarer, sodass Compliance-Anforderungen leichter erfüllt werden können. In puncto Sicherheit sind die Rech- nungsdaten durch die Automatisierung besser geschützt.
Was ist jetzt zu tun?
Auf Unternehmen kommen nun zwei Anforderungen zu: Rech- nungen elektronisch zur Verfügung zu stellen und verarbeiten zu können. Auch wenn noch nicht final definiert ist, welches XML-For- mat in Deutschland verpflichtend wird, lohnt es sich schon jetzt, die Weichen dafür zu setzen. Der Bereich der Rechnungen wird oft vernachlässigt, obwohl auch hier Prozesskosten eingespart werden können. Grundvoraussetzung ist ein ganzheitlich digitalisierter Procurement-to-Pay-Prozess. Plattformen wie Unite können hier- bei unterstützen, denn sie ermöglichen einen einheitlichen digitalen Prozess von der Produktsuche über die Bestellung bis zur Rechnung. Außerdem profitieren Sie vom Single Creditor Service. Egal bei wie vielen Lieferanten Sie auf dem bei Unite angebundenen Mercateo Marktplatz oder über eingebundene Kataloge bestellen, haben Sie nur einen Kreditor und die Möglichkeit auf einen digitalen Rech- nungsweg. Das entlastet Ihre Buchhaltung zusätzlich.
Unite und Mercateo bieten die Möglichkeit zur EDI-gestützten Rechnungsübermittlung in verschiedenen Formaten. Für öffentliche Auftraggeber ist beispielsweise der Versand im X-Rechnungsformat über einen Serviceprovider an das Peppolnetzwerk möglich. Der Plattformbetreiber beobachtet die Entwicklungen in Bezug auf die gesetzten Anforderungen zur E-Rechnung und wird je nach Gesetzeslage entsprechende Lösungen bereitstellen.
Stellen Sie jetzt schon die Weichen für die Pflicht zur E-Rech- nung, indem Sie Ihre Einkaufsprozesse digitalisieren. Digitale Prozesse sind nicht nur nachhaltig, sondern sparen hohe Prozess- kosten. Mit dem Prozesskostenrechner von Unite und Mercateo in Zusammenarbeit mit der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) finden Sie heraus, wie hoch Ihr individuelles Einsparpotenzial ist.
Oft gibt es noch Unsicherheiten, was als E-Rechnung gilt.
Hier sehen Sie die Unterscheidung zwischen einer Papier-, PDF und E-Rechnung im Überblick.
Die Papierrechnung
- Eine Papierrechnung ist keine E-Rechnung
- Auch nicht, wenn diese als Scan oder digitales Foto vorliegt
- Die Rechnungsdaten liegen nicht strukturiert vor
- Es ist keine automatische und elektronische Verarbeitung möglich
Die PDF-Rechnung
- Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung
- Ein PDF ist zwar ein elektronisches Format, allerdings handelt sich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung
- Der Schwerpunkt liegt auf der papiergleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte
- Eine automatische und elektronische Verarbeitung ist nicht möglich
E-Rechnung
- Als reines semantischen Datenformat konzipiert
- Rechnungsdaten können direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme übertragen werden
- Die europäische Norm für elektronische Rechnungsstellung EN-16931 gibt die Verwendung des strukturierten
Datenformats XML vor - Bisher unterscheidet sich die Ausgestaltung; in den europäischen Ländern kommen verschiedene XML-Formate zum Einsatz; welches Datenformat in Deutschland verpflichtend wird, ist noch nicht klar
