Die aktuelle wirtschaftliche Lage und die damit verbundenen ökonomischen Unsicherheiten wirken sich auch auf die Rolle des Einkaufs in Unternehmen aus. Stand das Kostenmanagement traditionell im Mittelpunkt des Beschaffungswesens, so hat sich seine Rolle in den letzten Jahren verändert: Es bietet einen Mehrwert weit über die reine Kostensenkungsfunktion hinaus.
Ein Beitrag von Wolfgang Eckert
Einkaufsabteilungen können heute sowohl proaktiv als auch strategisch agieren und so den Wert des gesamten Unternehmens steigern. Kostensenkung und Wertschöpfung sind zwei Schlüsselkomponenten einer effektiven modernen Einkaufsstrategie. Unterstützt durch digitale Services können Beschaffungsteams nicht nur Ausga- ben umstrukturieren, sondern durch vorausschauende Maßnahmen langfristige Stabilität sicherstellen.
Kosten eindämmen
Im derzeitigen wirtschaftlichen Umfeld mit steigenden Trans- portkosten, Einkaufspreisen und Warenknappheit hat die Senkung der Beschaffungskosten an Relevanz noch einmal deutlich zugenommen. Obwohl es für Einkäufer:innen wichtig ist, Effizienz, Benut- zerfreundlichkeit und Nachhaltigkeit abzuwägen, sind die Kosten immer noch ein entscheidender Einkaufsfaktor. Die Beschaffung ist auch der Bereich, auf den sich Führungskräfte meist zuerst konzentrieren, wenn es um Einsparungen geht.
Wie bei vielen anderen Unternehmen lief die Beschaffung bei dem Logistikunternehmen forto über viele verschiedene Lieferant- en. Durch den Einsatz von Amazon Business kann forto nun alle notwendigen Artikel bei einem einzigen Lieferanten bündeln und für alle Standorte einen Katalog zusammenstellen, aus dem bestellt wird. Auch der Status von Rechnungen kann in Echtzeit eingesehen werden, wodurch sich der Zeitaufwand für Zahlungen um ein Drittel verringert.
Zudem haben Homeoffice und Digitalisierung dazu geführt, dass die Arbeitswelt dezentralisiert wurde – das gilt auch für den Einkauf. Das bedeutet zwar eine größere, individuelle Auswahl von Lieferanten und den Abbau bürokratischer Hürden, doch ohne den kompakten Überblick aller Prozesse und Akteure können die Kosten in den wichtigen Bereichen schnell in die Höhe steigen.
Damit eine standardisierte Strategie des digitalen Einkaufs erfolgreich ist und wirklich zu Einsparungen führt, müssen die entsprechenden Tools den Beschaffungsteams ermöglichen, ver- lässliche Parameter für die Kostenminimierung bei gleichzeitiger Berücksichtigung regionaler Nachhaltigkeitskriterien festzulegen. Außerdem müssen die Teams in der Lage sein, effiziente Genehmi- gungsverfahren zu implementieren, die nicht notwendige Einkäufe vermeiden. Amazon Business ist eine Lösung, um Prozesse zu stan- dardisieren und zu optimieren, Kosten einzusparen und den Einkauf zu vereinfachen. Kurzfristig Kosten einzusparen ist jedoch nur einer der wichtigen Faktoren im Beschaffungswesen.
Kostensenkungen sind nach wie vor ein wichtiges Element der täglichen Arbeit im Einkauf. Sie können Unternehmen vor wirtschaftlichen Turbulenzen schützen, doch allein können sie keinen Mehrwert schaffen. Um sicherzustellen, dass Betriebe unvor- hergesehenen Belastungen standhalten, reicht es nicht, lediglich zu reagieren. Unternehmen müssen proaktiv investieren. Der Einkauf sollte seine Rolle hierfür neu definieren: Das gelingt neben Ein- sparungen vor allem durch die Bewertung von Ressourcen und Empfehlungen, in welche Bereiche die Einsparungen reinvestiert werden können.
Es ist jedoch nicht immer einfach, an die richtigen Informationen für die Entwicklung passender Leitlinien zu gelangen. Denn im Zuge der Digitalisierung ist das Beschaffungswesen durch die Nutzung diverser Tools und Plattformen immer komplexer geworden. Die Integration dieser Tools auf einer einzigen Plattform ist ein wichtiger Schritt zur Steigerung der Effizienz. So haben die Beschaffungsteams einen besseren Überblick und die Kontrolle über die Ausgaben ihres gesamten Betriebs.
Durch die Nutzung der Funktion “Spend Visibility” von Amazon Business konnten Unternehmen wie Diebold Nixdorf nachvollziehen, wo eingespart wird und wie diese Einsparungen erreicht werden. Denn Amazon Business liefert granulare Auswertungen der Rechnungen und passende Filtermöglichkeiten für mehr Transparenz.
Der Zugang zu diesen datengestützten Erkenntnissen ermöglicht nicht nur Kostenersparnis und die Planung von Reinvestitionen – sondern auch Zeitgewinn für strategische Aufgaben.
Nachhaltigkeit aktiv integrieren
Die wirtschaftlich angespannte Lage ist nicht der einzige Faktor, der die Einkaufsteams unter Druck setzt. Auch ambitionierte Nachhaltigkeitsziele erfordern ein Umdenken und neue Maßnahmen in vielen Unternehmen. Gleichzeitig wächst oft auch der Wunsch der Mitarbeitenden, dass ihre Arbeitgeber soziale Gerechtigkeit und Umweltschutz in den Vordergrund stellen – das spiegelt die Gedanken der Verbraucher wider.
Nachhaltigkeit und Kostensenkung im Einkauf gehen dabei nicht immer Hand in Hand. Oft ist der Kauf nachhaltiger oder loka- ler Produkte teurer als günstige Massenware. Infolgedessen müssen viele Beschaffungsteams einen Drahtseilakt vollbringen, um Kosten zu senken und gleichzeitig ihren Unternehmen dabei zu helfen, die eigenen Nachhaltigkeitsziele zu erreichen.
Durch digitale Beschaffungstools können für die Mitarbeitenden von Einkaufsteams Parameter festgelegt werden, von IT-Ausrüstung bis hin zu Kaffeezubehör, die sicherstellen, dass die Produkte sowohl kosteneffizient sind als auch den Nachhaltigkeitskriterien entspre- chen. Diese Tools sorgen dafür, dass die Einhaltung der Richtlinien für alle Mitarbeitenden einfach zu befolgen ist. Amazon Business kennzeichnet Produkte mit “Climate Pledge Friendly”, bei denen in mindestens einer Hinsicht Nachhaltigkeitsverbesserungen vorgenommen wurden. Dadurch können Nachhaltigkeitskriterien unkompliziert im Einkauf berücksichtigt werden.
In unserer heutigen Wirtschaftswelt gibt es nicht den einen Weg der Wertschöpfung im Einkauf. Durch die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses können sie gleichzeitig kurzfristige Kosteneinsparungen und zukunftssichere Investitionen erzielen.
