In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt wird das Beschaffungswesen mehr und mehr zu einem zentralen Bereich für Unternehmen geworden, in der mehr Digitalisierung angestrebt wird. Die traditionellen Beschaffungsmethoden sind oft zeitaufwändig, ressourcenintensiv und wenig effizient. Mit dem Aufkommen der künstlichen Intelligenz (KI) und ihren rasanten Fortschritten bricht jedoch eine neue Ära der Beschaffung an – eine Ära, die von intelligenten und autonomen Lösungen bestimmt wird. Dieser Artikel befasst sich mit den enormen Möglichkeiten und künftigen Fortschritten der generativen KI im Beschaffungswesen und zeigt auf, wie KI-gesteuerte Lösungen den Weg zu einer autonomeren Beschaffungslandschaft ebnen.
Ein Beitrag von Andreas Zimmermann
Die Integration von KI-Technologie in Beschaffungsprozesse bietet zahlreiche Vorteile, die über traditionelle Beschaffungspraktiken hinausgehen. Mit KI-gestützten Lösungen können Unternehmen ihre Beschaffungsvorgänge optimieren, Kosten senken, die Lieferantenbeziehungen verbessern und ihre Bemühungen um Nachhaltigkeit verstärken. Wir möchten einige KI-Anwendungsfälle aus dem Bereich Beschaffung vorstellen, um die Leistungsfähigkeit von KI für die Beschaffung zu verdeutlichen.
Eines der Schlüsselelemente der Beschaffung ist die genaue Beschreibung des Bedarfs. Mit Hilfe generativer KI können wert- volle Erkenntnisse und Vorschläge gewonnen werden, um eine umfassende und präzise Beschreibung des tatsächlichen Bedarfs zu erstellen. Durch die Nutzung von KI können Beschaffungsexperten die Anforderungen so formulieren, dass ein besseres Verständnis und eine bessere Kommunikation mit den Lieferanten möglich sind.
ChatGPT und andere Sprachmodell können sehr weiterhelfen, auch schnell eine neue Lösung für das Problem zu etablieren.
Die Kategorisierung ist für eine effiziente Beschaffung im Bereich der nachhaltigen Beschaffung unerlässlich. Durch den Einsatz von KI-Technologie können Bedarfsmerkmale analysiert und die richtige Kategorie automatisch bestimmt werden.
Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern sichert auch eine einheit- liche Klassifizierung. Die aus dieser Kategorisierung resultierende optimierte Verwaltung der Bedarfe verbessert die Entscheidungsfindung in jedem Schritt des Beschaf- fungsprozesses.
Da saubere Stammdaten für Lieferanten nicht immer in einem guten Zustand sind und Lieferanten auch regelmäßig ihr Leistun- gen ändern, ist es nicht immer einfach, passende Lieferanten in der Lieferantenliste des Unternehmens zu finden. Daher suchen viele Unternehmen nach neuen Lieferanten und investieren in den Prozess der Lieferantenanbindung, selbst wenn es gut passende Lie- feranten in der Lieferantenliste gibt.
Durch den Einsatz von KI-gesteuerten Lösungen wie mysupply können Beschaffungsteams eingehende Beschaffungsanfragen intelligent mit den am besten geeigneten Lieferanten aus ihrer Liste abgleichen und Anfragen strategisch bündeln, indem sie sich überschneidende Lieferanten identifizieren. Durch die Integration historischer Daten können Algorithmen optimiert und auf bestimm- te Nischen zugeschnitten werden.
KI-gestützte Ansätze können natürlich nicht nur bestehende Lieferantenbeziehungen durch umfangreiche Datenanalysen iden- tifizieren, sondern natürlich auch neue Lieferanten finden. Durch KI-gestützte Analysen und Datenverarbeitung erhalten Beschaf- fungsexperten Zugang zu einer breiteren Palette potenzieller Lieferanten und können potentiell deren Fähigkeiten, Leistungs- metriken und Übereinstimmung mit präzisen Kriterien schnell bewerten.
Diese Fähigkeit ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und fördert strategische Kooperationen, die Kosteneffizienz, Quali- tät und langfristige Partnerschaften optimieren und letztlich einen
Wettbewerbsvorteil auf dem Markt schaffen. Die Suche nach neuen Lieferanten war sogar einer der ersten Anwendungsfälle für KI in der Beschaffung. In den letzten 2 Jahren wurde sie in vielen Unternehmen bereits zu einer Standardanwendung.
KI-gestützte Verhandlungen geben Beschaffungsteams die Möglichkeit, verschiedene Verhandlungsszenarien mit nur einem Knopfdruck zu lösen. Für die strategische Beschaffung hilft KI bei der optimalen Vorbereitung von Verhandlungen. Intelligente Algo- rithmen generieren mehrere potenzielle Verhandlungsergebnisse auf der Grundlage verschiedener Variablen und Parameter. Auf diese Weise kann eine Reihe von Faktoren wie Preis, Auftragsvolumen, Zahlungsbedingungen, Vorlaufzeiten und andere Verhandlungspa- rameter einfach, schnell und datenbasiert berücksichtigt werden.
Mit Hilfe von KI kann eine Reihe von Verhandlungsszenarien erstellt und den Beschaffungsteams zur Verfügung gestellt werden, so dass sie einen umfassenden Überblick über Markttrends, Liefe- rantenverhalten und andere Faktoren erhalten, wobei verschiedene Kombinationen von Bedingungen berücksichtigt werden. KI kann auf einfache Weise historische Verhandlungsdaten und relevante Faktoren analysieren, um Verhandlungsstrategien zu empfehlen, die wahrscheinlich zu günstigen Ergebnissen führen werden.
Bei Verhandlungen über taktische oder operative Bedarfe hilft KI, die Verhandlungen vollständig zu automatisieren. Durch den
Einsatz von KI kann jeder Bedarf verhandelt werden, selbst wenn der Aufwand zu hoch ist, um die Zeit der Einkäufer dafür zu verschwen- den. Aufgrund der hohen Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Tools für autonome Verhandlungen können zusätzliche Einsparun- gen leicht erzielt werden.
Nachhaltige Beschaffung ist ein Thema, das jeden Tag an Bedeutung gewinnt. Die Kohlendioxidemissionen der Lieferanten werden bald ein obligatorischer Bestandteil der Beschaffungsagenda sein.
KI-gesteuerte Lösungen können die Emissionsdaten von Lieferanten schnell bewerten und vergleichen. Dadurch können Beschaffungsteams Entscheidungen treffen, die mit den Umwelt- zielen übereinstimmen, indem sie Lieferanten mit geringen Emissionen bevorzugen und die Einführung umweltfreundlicher Praktiken fördern. In ähnlicher Weise kann ein Unternehmen, das Wert auf ethische Arbeitsbedingungen legt, mit Hilfe von KI die Einhaltung von Menschenrechtsstandards und Grundsätzen der sozialen Verantwortung durch die Lieferanten überprüfen und so eine verantwortungsvollere Lieferkette fördern. Indirekt trägt KI zu Nachhaltigkeitszielen bei, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisiert und Kapazitäten für strategische Nachhaltigkeitspraktiken freisetzt.
Die Fähigkeit der KI, große Datenmengen zu verwalten, ist besonders bei der Identifizierung nachhaltiger Lieferanten von Vor- teil. Mit Hilfe von KI können Unternehmen Lieferanten, bei denen Nachhaltigkeit im Vordergrund steht, effektiv bewerten und mit ihnen in Kontakt treten und so zu einer umweltbewussten und sozial verantwortlichen Lieferkette beitragen. Beschaffungsteams können mühelos verschiedene Nachhaltigkeitsdaten einbeziehen, die mit den Werten und Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Diese trans- formative Fähigkeit gewährleistet datengestützte Präzision bei der Lieferantenauswahl und fördert einen fairen Wettbewerb zwischen den Lieferanten auf der Grundlage von Nachhaltigkeits-Benchmarks.
Ein weiterer Schritte in der Digitalisierung ist Predictive Sour- cing. Angetrieben durch künstliche Intelligenz (KI), stellt es einen ausgeklügelten Ansatz zur Gestaltung von Beschaffungsstrategien dar. Durch die Nutzung historischer Daten schlägt es proaktiv opti- male Einkäufe vor, noch bevor konkrete Anfragen gestellt werden. Dies erfordert eine gründliche Analyse vergangener Einkaufsdaten, früherer Bestellungen und relevanter Marktereignisse, um erkenn- bare Trends, Muster und Korrelationen aufzudecken.
Diese analytische Tiefe ermöglicht es der KI, potenzielle künf- tige Produkt- oder Dienstleistungsanforderungen zu antizipieren und Einblicke in Produktkategorien, benötigte Mengen und den Zeitpunkt dieser Käufe zu geben. Darüber hinaus gehen KI-gesteu- erte Lösungen noch einen Schritt weiter, indem sie den künftigen Bedarf mit dem idealen Zeitpunkt für den Kauf abgleichen. Die Preise für viele Waren steigen und fallen. KI hilft bei der Analyse von Preisänderungen und bei der Vorhersage potenziell günstiger Kaufzeitpunkte.
Obwohl KI-gesteuerte Lösungen ihre Fähigkeit unter Beweis gestellt haben, dauerhafte Effizienzgewinne und Kosteneinspa- rungen zu erzielen, ist die Integration solcher Technologien in die täglichen Abläufe jedes Beschaffungsteams noch in den Anfängen.
Ein Beschaffungsspezialist kann sich jedoch die Fähigkeiten von ChatGPT zunutze machen, um verschiedene Aspekte seiner Rolle ganz einfach zu verbessern.
Sie können lange Angebote schnell in prägnante 1-Satz-High- lights destillieren, schnelle Einblicke in neue Lieferanten gewinnen, indem sie öffentlich verfügbare Daten nutzen, mühelos Aufzählungs- punkte in ausgefeilte Lieferanten-E-Mails umwandeln, überzeugende Argumente oder Gegenargumente während Verhandlungen gene- rieren, klare Erklärungen für komplexe Bedarfsanfragen erhalten und effizient doppelte Bedarfe mit unterschiedlichen Beschreibun- gen aufspüren.
Darüber hinaus befähigt ChatGPT den Spezialisten, potenzielle Probleme in Lieferantenverträgen zu erkennen, um solide Vereinba- rungen zu gewährleisten, und personalisierte Berichte aus Rohdaten für verschiedene Interessengruppen zu erstellen. Diese KI-gesteuerte Unterstützung steigert die Effizienz der Beschaffung, die Entschei- dungsfindung und die Einbindung der Stakeholder.
mysupply, eine Lösung, die das Potenzial von KI in der Beschaffung nutzt.
Durch die Nutzung von KI-Funktionen ermöglich mysupply bereits ein autonomes Sourcing. Dabei automatisiert mysupply Auf- gaben wie die Gruppierung von Bedarfen, die gemeinsam beschafft werden können, das Vorschlagen von Lieferanten, die diese liefern können, führt eigenständig Verhandlungen durch und einiges mehr. mysupply nutzt neue Technologien, um eine durchgängige Beschaf- fung zu schaffen, die fair, ethisch und nachhaltig ist.
ChatGPT ergänzt die eigenen KI-Fähigkeiten von mysupply. Es erleichtert die Ausweitung auf Bedarfsgruppierung, Lieferantenin- telligenz und Nachhaltigkeit. Damit hilft es bei der Kategorisierung von Nachfragen zu deren Strukturierung. Es untersucht auch die interne Lieferantenliste und schlägt vor, welche Lieferanten die ein- zelnen Anforderungen wahrscheinlich erfüllen können.
