Elektronische Beschaffungsmarktplätze steigern die Wirtschaftlichkeit im Einkauf. In den Fokus geraten in diesem Zusammenhang die sogenannten C-Teile. Der Beschaffungsaufwand für diese C-Teile ist gegenüber ihres geringen Warenwertes unverhältnismäßig hoch. 80 Prozent der erzeugten Kosten stecken bei C-Teilen nicht im Produktpreis, sondern in den mit der Bestellung einhergehenden Prozesskosten. Hier liegt also auch der größte Hebel, um zu sparen. Leider wird der oft nicht genutzt.
Interview mit Heike Kleine, verantwortlich für den Bereich öffentliche Beschaffung bei Unite
Wo stehen wir heute im Einkauf dieser sogenannten C-Teile?
C-Teilen werden Eigenschaften wie geringer Material-Einzelpreis, kleine Bestellgrößen, viele Lieferanten und Hersteller zugeordnet. Weil diese Materialien selten strategische Bedeutung haben, wie zum Beispiel Büroartikel, Reinigungsartikel oder Verpackungsmaterialien, wurden sie in der Vergangenheit wenig beachtet. Das ändert sich gerade rapide. Warum? Verschiedene Studien haben herausgearbeitet, dass bei der Beschaffung von C-Teilen ein erhebliches Einsparpotential zu heben ist. Dies ist gerade für öffentliche Auftraggeber interessant, die mit Herausforderungen wie Ressourcenmangel sowie einer schwindenden Personaldecke konfrontiert sind und dies kompensieren müssen. Wir sehen daher immer mehr öffentliche Einrichtungen und natürlich auch Unternehmen, die diesen Bereich der Beschaffung aktiver managen.
Worauf fokussiert das C-Teile-Management?
Die Prozesskosten der Beschaffung, die alle Arbeitsschritte von der Produktsuche über die Bestellanforderung bis hin zur Rech- nungsabwicklung umfassen, haben einen viel größeren Einfluss auf die Gesamtkosten der C-Teile-Beschaffung als die Materialkosten. Daher liegt der Fokus im C-Teile-Management insbesondere auf der Prozessoptimierung. Durch die Einführung einer digitalen Lösung kann die Beschaffung optimiert und damit signifikante Kostenein- sparungen realisiert werden.
Welche Rolle spielt die Digitalisierung in der Beschaffung von C-Teilen?
Ein einheitlicher digitaler Prozess zum Beispiel über einen digi- talen Marktplatz als erste Adresse für Bedarfsanforderer bewirkt eine spürbare Reduzierung der Prozesskosten. Einkaufende müssen für geringwertige Produkte nicht mehr manuell verschiedene Online- Shops oder Kataloge vergleichen. Ein Marktplatz wie Mercateo von Unite liefert per Mausklick einen automatischen Angebots- vergleich und ermöglicht so, schnell das passende Produkt zu den besten Konditionen zu finden. Da Produktsuche, Bestellvorgang und Rechnungsabwicklung in einer Oberfläche stattfinden bzw. sogar in bereits bestehende Einkaufssysteme integriert werden können, werden Prozesse verschlankt und optimiert.
Gilt das auch für die öffentliche Beschaffung, die an das Vergaberecht gebunden ist?
Ja, öffentliche Auftraggeber können über einen digitalen Markt- platz beschaffen. Das gilt vor allem für Direktaufträge, die nach Paragraph 14 UVgO ohne Vergabeverfahren abgewickelt werden können. Je nach Bundesland gelten hier verschiedene Wertgrenzen von 1.000 Euro bis zu 10.000 Euro. In den Bereich der Direktaufträge fallen typischerweise C-Teile mit geringem Auftragswert. Öffentliche Auftraggeber müssen dabei die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Transparenz beachten. Die bereits genannten Einkaufsfunktionen stellen dies sicher. Da eine Anmeldung kostenfrei und ohne IT-Aufwand möglich ist, lohnt sich der Schritt auch für kleine Behörden. Experten sehen in Zukunft auch den Einsatz von Marktplätzen bei Aufträgen mit größerem Volumen über den Direktauftrag hinaus. Schon jetzt lassen sich Bündelungsrahmenver- träge und eigene Kataloge in den Mercateo Marktplatz integrieren.
Und was ist zu dem Aspekt der Nachhaltigkeit in der Beschaffung von C-Teilen zu sagen?
Auch beim Thema Nachhaltigkeit lohnt es sich, auf einen Marktplatz zu setzen. Dieser schafft Transparenz in Bezug auf produktbezogene Nachhaltigkeitsinformationen. Über die Filterfunktion lassen sich Produkte anzeigen, die über ein Nachhal- tigkeitssiegel oder eine Zertifizierung verfügen. Das beschleunigt die Suche nach nachhaltigen Produkten enorm. Da Nachhaltigkeit laut Vergaberecht ein wesentliches Beschaffungsziel im öffentlichen Sektor ist, müssen öffentliche Einrichtungen sich auch beim Thema C-Teile Gedanken darüber machen. Vor dem Hintergrund des Kosten- und Personaldrucks schafft eine digitale Lösung unkompliziert Transparenz und Orientierung.
Wie sehen Sie die Zukunft der nachhaltigen C-Teile-Beschaffung?
Wir sehen in Deutschland und anderen Ländern, dass elek- tronische Marktplatzlösungen von großen öffentlichen und betrieblichen Beschaffern erfolgreich eingesetzt werden. Vor allem in der öffentlichen Beschaffung steigt das Bewusstsein, dass digitale Einkaufslösungen ein wichtiger Bestandteil im Beschaffungsprozess sind, weil sie Einkaufsprozesse vereinfachen und beschleunigen. Digitale Tools senken Kosten, schaffen Transparenz und ermöglichen den Raum für die Konzentration auf strategische Aufgaben der C-Teile Beschaffung, wie die Berücksichtigung von Nachhaltigkeit.
Heike Kleine verantwortet den Bereich öffentliche Beschaffung bei Unite und bringt langjährige Erfahrung als Einkaufsexpertin sowohl im B2B als auch im B2G mit. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, die Bedürfnisse öffentlicher Einrichtungen beim Thema Beschaffung zu erfüllen. Dazu analysiert sie Marktbedingungen, ver- folgt Trends und entwickelt maßgeschneiderte Lösungen für den öffentlichen Einkauf. Sie und das Unite Team beraten Sie gern, wie Sie Ihre C-Teile-Beschaffung optimieren können.
